İnsan Kaynakları Bilgi Sistemlerinin Geleceği

 

GİRİŞ

Günümüzde insan kaynakları yönetimi ve personel yönetimi kavramı tartışmaları sürerken teknolojik gelişmeler ve beraberinde gelen değişim, çalışan iş gücü yönetimi ile ilgili çözümleri de beraberinde değiştirmektedir. Bugün birçok firmada, organizasyonun kendi ihtiyaçlarına göre şekillendirilmiş programlar, iş gücünün yönetimi açısından kolaylıklar sağlamakta ve daha etkin kontrollerin yapılmasını olanaklı kılmaktadır. Büyük oranda teknolojinin pay sahibi olduğu bu gelişmeler gelecekte nasıl bir yol çizeceğinin ipuçlarını bizlere bugünden vermektedir. İş gücü yönetimi kavramı, insan kaynakları ifadesinin içerisinde yer aldığından, insan kaynakları yönetimi kavramını kullanmak daha yerinde olacaktır.

Çalışan iş gücü yönetimi ile insan kaynakları yönetimi kavramları arasındaki farkı şu şekilde özetlemek mümkündür. Personel yönetimi örgütün insan kaynağı ile ilgilidir ve bu kaynağa ilişkin planlama, örgütleme, yöneltme, düzenleştirme, denetleme, yetiştirme, güdüleme, iletişim, karar verme, araştırma geliştirme vb. işlevlerin tümünü oluşturan yönetim dalıdır. Bu tanıma ek olarak, işçi-işveren ilişkileri alanındaki yeni bilgi ve birikimlerin eklenmesiyle ve çalışanların insan olma özeliklerinin göz önüne alınmaya başlanmasıyla ortaya çıkan yönetim anlayışına insan kaynakları yönetimi adı verilmektedir. Artık bu tartışmanın bir adım ötesinde durarak, insan kaynakları yönetiminin bilgi teknolojileri ışığında ne şekilde gerçekleştirildiği ve gelecekte ne tür değişikliklere uğrayacağı zihinlerde soru işareti olmalıdır.

İnsan kaynakları yönetimi kapsamı içinde yer alan insan kaynakları bilgi sistemi, teknolojik gelişmeler ışığında bugün, iş gücü performansının daha verimli ölçülmesine, iş gören ihtiyaçlarının ve sorunlarının daha iyi anlaşılmasına olanak sağlamaktadır. Yalnız, mekanik bir sistemin, her ne kadar insanlar tarafından yürütülüyor olsa da, tam anlamıyla matematiksel ifadelerle ihtiyaç ve sorun tespiti, çözümü için yeterli olduğu söylenemez.

 

ÖRGÜTLERDE İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI

Örgütlerde reform ve yeniden yapılanma, onları oluşturan insanlar için yapılır ve başarının anahtarı da ancak doğru insanlardır. En iyi, en başarılı organizasyonların özelliklerinin hepsi de insan kaynaklarıyla ilişkilidir. Böyle organizasyonlar önemle üzerinde durduğu şey insan nitelikleridir (Çam, 2001:105).

Belirli bir denge durumunu sağlamaya çalışan bir örgüt çevresine açık bir sistemdir ve onunla karşılıklı etkileşim içindedir. Zaten değişime ayak uyduramayan, karşısında duran işletmelerin sergilemiş oldukları entropi yani negatif enerji neticesinde, işletmelerin ömürleri pek de uzun olmamaktadır. Tüm bunları aştığımızda karşımıza çıkan tablo, ayakta kalabilmek için gerekli olan açık sistem anlayışından öte, emek yönetiminin etkinliğini sağlayacak teknolojik alt yapıyı sağlamak ve devamlı geliştirmek olacaktır.

İnsan Kaynakları Planlamasının Önemi ve İKBS ile İlişkisi

İnsan kaynakları bilgi sisteminin oluşturulması, insan kaynakları planlamasının bir ayağını oluşturmaktadır. Günümüzde iyi bir insan kaynakları planlaması yalnızca teorik birtakım şeyleri bir araya getirmeyi değil, basit usullerden teknolojik alt yapıya sahip usullere geçişi ifade etmektedir. Geliştirilmiş olan farklı programlar, personel ve buna bağlı olarak insan kaynakları yönetiminin daha etkin, verimli bir şekilde işlemesini sağlamaktadır. Bu işlevsellik doğrudan performansın yönetimini kapsadığından verimlilik konusunu gündeme getirmektedir. Dolaylı olarak da şirketin tüm verimliliği ve karı olarak da anlaşılması mümkündür. Sistem içindeki her bölüm zincirleme bir şekilde birbirine bağlıdır ve en sonundaki çıktı ve çıktının getirisini bir şekilde etkilemektedir.

Modern ekonomi ve bilgiye dayalı yeni iş alanlarının açılması, insan kaynakları yönetimine farklı bir bakış açısı kazandırmış olsa da teknolojinin hızlı gelişmesi, beraberinde başka sorulara da cevap aranmasını gerekli kılmaktadır. İnsan kaynakları değerli ve nadir bir hal aldığından, planlamanın yapılması daha da önem arz etmektedir. Bilgi çağında, işletmeler rekabet avantajını sağlamak için kendi strateji ve yeteneklerine göre belirlenen ölçüm ve yetenek sistemleri kurmak zorundadırlar (Kocamaz, 2005:2).

İnsan kaynakları yönetiminin ve dolayısı ile planlamasının en önemli ayağı olan personel seçimi ve süreci sezgisel bazı kıstaslara göre belirlense de, bazı nesnel kıstaslar da göz önünde bulundurulmalıdır. Adayların sahip olduğu yetkinlikler, işin gerekliliğini karşıladığı oranda iş tatmini ve performans çıktıları sağlanabilir. Yüksek performansa bağlı kişilerin organizasyona kazandırılması, mevcut çalışanların yeteneklerinin geliştirilmesinden çok daha kısa sürede sonuç verir. Bu amaca yönelik olarak işletmelerde insan kaynağı değerlendirme ve seçimine ilişkin karar verme sürecinde kullanılacak bilgisayara dayalı karar destek sistemleri oluşturulmalıdır.

İnsan Kaynakları Planlaması ve Bilgi Sistemi Oluşturulması

Sistemin analizi, planlama ve karar verme ile ilgili en önemli aşamayı oluşturmaktadır. Sistem analizi, karar vericinin birçok alternatif çözüm yolları arasından birini seçebilmesine olanak sağlaması için yürütülen düzenli analitik bir çalışmadır (a.g.e.:3). Karar verme yönetsel bir görevdir ve yönetim sürecinin en önemli fonksiyonudur. Günümüz modern örgütlerinde karar verme işlevi bireysel olmaktan çıkıp yöneticiyi aşan, grup, ekip ve bilgisayar destekli bir süreç haline gelmiştir.

Yönetim temelde bir karar süreci olup, bütün yönetsel görevlerin başarılması için ilgili, doğru ve zamanlı bilginin varlığı gerekmektedir. İyi bir bilgi sisteminin, yöneticinin etkin kararlar alabilmesi ve bunları uygulayabilmesi için yeterli bilgiyi üretmesi ve sunması gerekir. Bu açıdan bakıldığında, bilgi sistemlerinin temel fonksiyonu, ihtiyacı olan yöneticilere istenilen yer ve zamanda bilginin hazır edilmesidir. Bilgi olmaksızın yönetimin geleceğe yönelik planlar oluşturma, bu planları uygulama ve kontrol etme imkanı yoktur. Dolayısıyla bilgi ve bilgiyi değişik kademeler için işleyen ve değişik şekillerde sunan bilgi sistemlerinin, organizasyonların strateji ve performansları üzerinde çok önemli bir yer tutmaktadır.

Diğer taraftan işletmeler rekabet güçlerini yükseltebilmek amacıyla sürekli iyileşme hedefini ön planda tutmaktadır. Sürekli iyileşme sürecinde işletmenin makro ve mikro çevresi ile etkin ve verimli iletişimi ön koşullardan birisidir. Bu nedenle, bilgi sistemleri sürekli iyileşme sürecinde önemli bir rol oynamaktadır.

Ancak, günümüzde işletmelerde kullanılan her bilgisayar destekli sistem, bilgi sistemi tanımlamasına tam olarak uymayabilir. Örneğin, işletmelerde çok yaygın olarak kullanılan İnternet tabanlı uygulamaların birçoğu ilk olarak bilgi sistemi gibi algılanabilirse de bu tip sistemler temelde bilgisayara dayalı iletişim sistemleridir ve bu tip sistemleri tam olarak bilgi sistemi tanımlaması içinde ele almak her zaman doğru değildir. Bunun en önemli nedeni, bu tip sistemlerin veri analizi, model kullanma, problem çözme, bilgi üretme ve veri tabanlarında depolama gibi, bilgi sistemlerinin temel fonksiyonlarına sahip olmamasıdır.


 

İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMLERİ

Günümüzde insan kaynakları yönetiminin profesyonel birikim gerektiren bir uzmanlık alanı olduğu bilinci yaygınlaştıkça birçok işletmede etkili insan kaynakları uygulamalarının devreye girdiği görülmektedir. Artık insan kaynakları departmanının asıl görevi, şirketin gelişme ve büyüme stratejisine altyapı hazırlamaktır. Bu sayede işveren, işi veren olmasını sağlayan insan için şartlarını iyileştirmektedir. "Sen artık sadece personel değil, benim işimin kaynağısın." demektedir. İnsan artık şirketler için vazgeçilmez bir sermayedir. Eskilerde personel ve idari işler adı altında genelde bordro hazırlama ve personel işlemlerini yürütme fonksiyonu taşıyan bu departmanlar, eski tabelalarını indirmiş ve kapılarına "İnsan Kaynakları" ibaresini asmışlardır. Batı da bilinen insan kaynakları, sorumluluk alanlarının dışında kurum kültürü yaratma, kurumsal iletişim ve çalışanların yetkinliklerinin geliştirilmesi yönüne büyük önem vermektedir (Gökalp, 2005:1).

İnsan kaynaklarına yatırım yapan şirketlerin bu işler için ayırdığı bütçeler oldukça yüksektir.
Çalışanlar için planlanan eğitim, kaynak kullanım, oryantasyon v.s. gibi konularda doğacak zaman ve diğer maliyetleri azaltmak, ancak teknolojiyi kaynak kullanımı ile birleştirerek mümkün olmaktadır.

Yönetim Bilişim Sistemleri ve Tarihsel Gelişimi

Dünyanın ilk hesap makinesinden ilk bilgisayarına ve oradan günümüze uzanan teknolojik gelişme kuşağında şekillenen yönetim bilişim sistemleri, insan kaynakları bilgi sistemlerinin oluşturulmasında temel yapı sergilemektedir.

1970’lere kadar olan süreçte birçok şey yeni keşfedilip uygulamaya koyulurken 70’li ve 80’li yıllarda haberleşme teknolojisinde yaşanan gelişmeler ve ofislerin sıralanmış görüntüsü öne çıkan gelişmeler olmuştur. Bu da bilgi sistemlerinin gelişmesinde rol oynamıştır.

Bilgi teknolojisinin yaptığı değişiklikler rekabeti 3 önemli yönden etkilemektedir. Bunlar:

  • Endüstri yapısında değişiklik meydana getirir bu da rekabetin kurallarını değiştirir,

  • Rakipleri geride bırakarak rekabet avantajı sağlar,

  • Yeni işler ortaya çıkarır ve bu da şirketin var olan işlerinden farklıdır (Bayraktaroğlu, 2002:22).

Ülkemizde bu tür sistemlerin ilklerini Ziraat Bankası, Karayolları Genel Müdürlüğü gibi kurumlar uygulamıştır.


 

Teknolojik Altyapının Örgüte Getireceği Yenilikler

Hantal ve uzun süreler içeren dökümantasyon geliş-gidişi ortadan kalkar ve döküman yönetimi sağlanarak zaman ve kağıt maliyeti azaltılır. Çalışanlar herhangi bir konudan haberdar olma problemi yaşamazlar, işler süratlenir ve bürokrasi önlenir, elektronik ortamda sunulan eğitim merkezleri neticesinde ortanyasyonlar ve eğitimler için kaybedilen zaman maliyeti düşürülür. Bilgiye erişim her zaman sağlanır, dışarıda eğitime gitmiş insanlar elektronik bilgi paylaşma platformları sayesinde bu eğitimlerle ilgili dökümanları ve bilgileri her çalışana sunma olanağı bulurlar, çalışanlar bonus ve izin bilgilerini elektronik ortamlarda kendilerine veren yetkiler ile güncel olarak görürler. Know-how sistemleri ile bilgi paylaşılır, problemleri çözme yöntemlerindeki tecrübeler bu ortamlara konularak bir bilgi veri ambarı oluşumu sağlanır v.s. kısacası çalışanlar için sunulan bu uygulamalar hem iş gücü kaybını önler hem de sürati beraberinde getirir. Çalışanlar sorularına veya isteklerine cevap alabilmek için imza beklemezler, kağıt ve doküman kaynağı harcamazlar (Gökalp, 2005:2).

İnsan kaynaklarına ilişkin çok sayıda ve farklı nitelikte bilgiye ihtiyaç duyulması, ilgili bilgilerin toplanması, saklanması ve işlenmesi sürecinin bilgisayar ile yapılmasını gerektirmektedir. Örgütteki insan kaynakları enformasyon sisteminin varlığı ile etkinliği özellikle stratejik nitelikli insan kaynakları fonksiyonlarını üstlenen günümüz insan kaynakları yöneticilerinin başarılarını belirleyecektir. Bu amaçla örgütte kurulacak olan söz konusu sistemin örgütün amaçları doğrultusunda tasarlanıp uygulamaya geçirilmesi gerekir. İnsan kaynakları enformas-yon sisteminin örgüt düzeyinde kurulabilmesi için şu temel adımlar gerekli olacaktır.

a)Mevcut İnsan Kaynakları Enformasyon Sisteminin İncelenmesi; Yeni sistemin başarısında, işe öncelikle mevcut resmi yada resmi olmayan eski sistemin durumunu incelemeyle başlanmasının önemi büyük olacaktır. Yapılacak kapsamlı bir çalışma mevcut sistemin performansı hakkında gerekli olan bilgiyi sağlayacak ve sistem ile ilgili sorunlar tespit edilecektir.

b)İnsan Kaynakları Bilgi Önceliklerinin Geliştirilmesi; Bu aşamada insan kaynakları enformasyon sisteminde yer alacak olan bilgilerin, insan kaynakları fonksiyonlarının yerine getirilmesindeki önemine göre belirlenmesi ve ortaya konması söz konusudur. Bu belirleme çalışmasında, insan kaynakları departmanın örgüt içerisindeki konumu ile bilimsel karakterli uygulamaları benimsemiş oluşu da bilginin öncelik sıralamasını etkileyecektir.

c)Yeni İnsan Kaynakları Enformasyon Sisteminin Geliştirilmesi; Bu son aşamada örgütün hangi alan veya alanlarda bu sistemden faydalanacağı belirlenmeli ve sistem uygun yazılım-donanım ile bilgisayar ortamında kurulmalıdır. Örgütler kendilerine özgü enformasyon sistemi kurabilecekleri gibi piyasadaki mevcut yazılım ürünlerini -Lotus 1-2-3, Excel, dBase III- satın alarak kullanabilirler. Uygun yazılım programına dönük doğru tercih yapıldıktan sonra sıra donanım -bilgisayar sisteminin teknik özellikleri- tespitine gelir. Bu noktada özellikle bilgisayarın bellek kapasitesi, hızı v.b. özellikler dikkate alınarak en yararlı donanımın seçilmesi gerekir.

d)İnsan Kaynakları Enformasyon Sisteminin Denetimi ve Güncelleştirilmesi; Sistem kullanılmaya başlandıktan sonra güncel bilginin zamanında ve doğru olarak sağlanıp sağlanmadığının denetimi yapılarak sistemin etkinliği ölçülmelidir. Bu noktada sistemin performansında sorunlar ile karşılaşan örgütlerin, bilgi ihtiyacındaki değişiklikler ile teknolojik gelişmeler doğrultusunda insan kaynakları enformasyon sisteminde gerekli düzenlemeleri yapmaları ve güncelleştirmeleri gerekli olacaktır. Özellikle bilgisayar teknolojisinde meydana gelen hızlı gelişme ve değişmelere uygun olarak sistemin mutlaka zaman içerisinde sık sık gözden geçirilmesi ve gerekli düzenlemelerin yapılması şart olacaktır (Öge, 2005:113).

Elektronik İnsan Kaynakları Yönetimi

Küresel rekabet ortamında iş örgütleri, bünyelerinde bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin entegre olduğu sistemler haline gelmektedir. Artık bir çok kavram önünde gördüğümüz “e” harfi insan kaynakları yönetiminde de kendine bir yer edinmiştir. E-İnsan Kaynakları, insan kaynakları yönetimi içerisinde yer alan “insan” unsurunu güçlendirmekte ve çalışanlara kendi kariyerlerini planlaması konusunda yardımcı olmaktadır. Elektronik İKY kısaca, insan kaynakları departmanının fonksiyonlarını yerine getirebilmek için, bilgisayar sistemlerini, interaktif elektronik medyayı ve telekominikasyon ağlarını kullanması şeklinde tanımlanabilir (Öge, 2005:110).

İnsan kaynakları yönetiminin elektronik yapıya geçmesi, şu aşamalar sonucunda gerçekleşmiştir:

Bilginin Yayımı: Bu ilk safha elektronik insan kaynaklarının gelişme sürecinin ilk adımını oluşturur. Bu aşamada örgüt içi bilginin yayımı ve dolayısıyla da paylaşımı vardır. Örgüt ile ilgili bilgiler -duyuru ve haberler, görev ile sorumluluklar, örgüt şeması, faaliyet konuları ile alanları, iletişim kanalları, örgütün politkası v.b.- örgüt üyesi çalışanlara aktarılır.

Veri Tabanının Oluşturulması: Bu aşama da örgüt üyesi çalışanlar ile ilgili bilgilerin -işe giriş tarihleri, çalıştıkları birim ya da bölümler, görev ve sorumlulukları, ücret ile maaşları, emeklilik durumları v.b- yer aldığı veri tabanı oluşturulur.

Temel İnsan Kaynakları İşlemleri: Bu aşamada örgüt içi tüm evrak, dosya v.b. resmi belgeler elektronik ortama aktarılır ve özellikle de çalışanlar ile ilgili tüm bilgilerin tam zamanında güncelleştirilmesi uygulaması gerçekleştirilir. Kısaca çalışanlar ile ilgili güncel bilgiler bir önceki aşamada oluşturulan veri tabanına aktarılır.

Karmaşık İnsan Kaynakları İşlemleri: İnsan kaynakları ile ilgili verilerin değerlendirilmesi, çeşitli değişken ve parametrelere göre insan kaynakları uygulamalarının analizi ve sınıflandırılması, iş süreçlerinin, görev ile sorumlulukların analizi v.b. çalışmalar bu kapsam içerisinde yerine getirilirler.

Ağ Tabanlı İnsan Kaynakları İşlemleri: Örgüt içi ağ tabanlı insan kaynakları işlem ve uygulamalarında hiyerarşik pozisyonu ne olursa olsun tüm çalışanlar kendi veri ile süreçlerini bilgisayar aracılığı ile doğrudan kullanma imkanına kavuşmaktadırlar. Bu aşamada örgüt içi ağlar (intranet) örgüt dışı ağlar (ekstranet-internet) ile entegre edilerek insan kaynakları yönetimi uygulamalarının kapsamı arttırılır (a.g.e.:110).

Dünyadaki büyük şirketlerin, insan kaynakları yönetimini web tabanlı hale getirmesinin en büyük nedeni, bürokrasinin azalması ile maliyetlerin düşüşü sonucu ortaya çıkan değer yaratımıdır (Erdal, 2004).

Küreselleşen dünyanın getirdiği rekabet şartlarında; organizasyonlar, kendilerine katma değer sağlayacak çözümleri hedeflemektedir. Bu hedeflere ulaşma yollarını seçerken en önemli kriterlerden biri de işgücü ve maliyet olmaktadır. İnsan kaynakları fonksiyonlarının elektronik ortama taşınması ile kurumlar, idari işlerini minimum zaman ve emek harcayarak çözebilmektedir. Doğru verilere hızlı erişim sağlanmakta; böylece insan kaynakları danışmanları katma değeri yüksek işlere odaklanarak sürekli bir gelişim için gereken zaman ve iş gücünü ayırabilmektedir.

İnsan kaynakları bilgi sistemlerinin kullanımında yaygınlaşma ile insan kaynaklarının tüm süreçlerinde kayıt işlemlerinin yürütülmesi ve takibinde zaman tasarrufu sağlanabilmektedir. Böylece insan kaynakları çalışanları, bulundukları kurumu daha ileriye götürebilecek işlere yoğunlaşabilmektedir.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi ve Amaçları

İnsan Kaynakları Enformasyon Sistemi, “ örgütün insan kaynakları hakkındaki enformasyonun elde edilmesi, depolanması, analiz edilmesi, düzeltilmesi ve dağıtılması için kullanılan bireyler, süreçler, şekiller ile verilerden oluşan bütüne” denir. Bu yüzden sistem sadece bilgisayar donanım ile yazılımından –bu elementler etkin bir sistem için kritik önemde olsalar dahi- ibaret olmayıp çok daha fazlasını ifade eder. Bu süreçte yoğun olarak bilgisayarlardan faydalanılmakta, uygun yazılım ve donanım birimleri ile insan kaynaklarının etkin kullanımı önemli olmaktadır. Sistemin başlıca amacı, zamanlama açısından uygun, tam ve doğru enformasyonu sağlamak ve insan kaynağına dönük kararlar verecek olan ilgililere faydalı enformasyonu sağlamaktır. Kavram ile ilgili olarak daha kapsamlı bir tanım vermemiz gerekirse; “bir örgütün insan kaynakları fonksiyonunun etkin olarak işlemesine yardım etmek için örgütün insan kaynakları ile ilgili bireysel ve tüm insan kaynakları faaliyetleri ile ilgili örgütsel verilerin toplanması, saklanması, güncelleştirilmesi, stratejik ve yönetsel kararların verilmesine yardımcı olacak biçimde bilgi haline dönüştürülmesini sağlayan sistem” olarak ortaya konabilir (Öge, 2005:112).


 

İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİNİN GELECEĞİ

Geçmişten günümüze uzanan teknolojik gelişmeler ve bunların yönetim alanlarında etkilerinden yola çıkılarak, geleceğe dair bazı atıflarda bulunulması mümkündür. Bugün geçmişten şekillendiyse, gelecek de bugünlerden şekilleneceğinden, mevcut şartları ve gelişmeleri düzenli olarak takip etmek, ileriye dönük avantajları elde tutmaya yardımcı olacaktır. Elektronik insan kaynakları adı altında bir internet tabanlı sistemin ortaya çıkışı, bilgisayar ağları sayesinde bilginin paylaşımının çok hızlı ve düzgün bir şekilde gerçekleşmesi, vatandaşların kimlik numaralarının olması, aynı yöne doğru giden bir sistemin girdileri halini almaktadır. Amaç, daha kolay, daha hızlı, daha verimli kontrol ve yönetimdir.

İnternet Teknolojilerindeki Gelişmeler

Elektronik İnsan Kaynakları, örgüt içi bilgisayar ile iletişim teknolojilerinin kullanımının artması ve örgüt içi ağlarda (intranet) bir bilgi portalının oluşturulması ile hız kazanmıştır. Böylece bürokrasinin azalması, kağıtların ortadan kalkması ve maliyetlerin düşürülmesinde büyük faydalar sağlanmıştır. Elektronik ortam sayesinde tüm çalışanlar anlık olarak kişisel bilgilerine erişebilmekte ve gerekli gördükleri değişiklikleri yapabilmektedirler. Bu durumda klasik anlamda uygulamada var olan personel dosyası ile bu dosya üzerinde işlem yapma için

gerekli personel istihdamı artık gereksiz olmaktadır. Yine elektronik insan kaynakları, web üzerinden, kağıda kaleme ihtiyaç doğurmadan iş başvuruları ile personel teminine de imkan sağlamaktadır. Bu durum iş süreçlerine büyük hız kazandırmakta, idari işlemlerin sayısını azaltmakta ve muhtemel hataları da yok etmektedir. E-insan kaynakları, çalışanlar ve yöneticiler için iş ile çalışma ortamını geliştirmekte ve zaman faydası yaratmaktadır. Ayrıca insan kaynakları departmanının monoton ve rutin iş süreçlerini azaltıp etkinlik ile verimliliğini arttırarak bir bütün olarak birimin örgüt için daha fazla katma değer sağlayacak stratejik alanlara yönelmesine imkan sağlar. Bu yeni olgu örgütler için önemli değere yaratımı sağlamakta, çalışanların performanslarını yükseltmekte ve yeteneklerini geliştirmektedir (a.g.e., 2004).

Hay Group’un dünya çapında 173 şirket üzerinde yaptığı bir araştırmada işletmelerin insan kaynakları faaliyetlerini ağ ortamına aktarma öncelik sıralamalarını aşağıdaki gibi görmek mümkündür


 

 

Süreç

Ağ Ortamına Aktarılma Oranı

Şirket Politikası ve Prosedürlerinin Yayınlanması

% 70

İş Alanları

% 63

İşe Alma

% 56

Çalışanların Eğitimi

% 49

Personel Seçimi ve Yükseltme

% 43

Yetenek / Beceri Değerlendirilmesi

% 37

Online Eğitim Programlarının Yayımı

% 36

Ücretlendirme Planlaması ve Yönetimi

% 35

 


 

Tablo-1: İnsan Kaynakları Faaliyetlerinin Ağ Ortamına Aktarım Oranları

İntranet ve İnsan Kaynakları Yönetimi

İşletme içi bir ağ yapısı olan intranet, TCP/IP, http vb. internet iletişim protokolleri ve web araçları ( örneğin HTML, Java programlama dilleri ) gibi bilgi sistem ve teknolojilerine dayanan bir iç bilgi sistemidir. İntranet, şirket içi bilgi akışının diğer bir deyişle enformasyon alış-veriş sisteminin kalbi olarak düşünülmektedir.

 

Şekil-1 Intranet ve İşletme İçi Bölümler Arası Etkileşim (Erdal, 2004)

Intranet, kurum içi bilgisayar ağ teknolojisine ( Yerel Alan Ağı - LAN veya Geniş Alan Ağı - WAN benzeri ) ihtiyaç göstermektedir. Bu özelliği ile intranet kavramını bir çeşit kurum içi dijital (sayısal ) sinir sistemine benzetmek mümkündür. Dijital sinir sistemi yani intranet, Şekil-1’den de görüleceği üzere departmanlar arası iletişimin artırılması varsa engellerin ortadan kaldırılması ve entegrasyonun sağlanmasında hayati rol oynamaktadır. Elektronik ağlar işletme fonksiyonlarında değer yaratımında büyük yarar sağlamaktadır. Muhasebe, finans, pazarlama, üretim ve insan kaynakları gibi temel işletme bölümleri arasındaki iş süreçlerinin etkin ve verimli çalışması, zamanın etkin kullanımı, bürokrasinin azaltılması, daha az hiyerarşik yapının sağlanması, maliyet tasarrufu gibi bir çok konuda sayısız fayda üretmektedir (a.g.e. 2004).

Geleceğe Doğru Adımlar

Örgüt içi bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin kullanımının artması ile gündeme gelen “elektronik insan kaynakları yönetimi”, örgütsel etkinlik ile verimliliğin artması, bürokrasinin azalması, maliyetlerin azaltılması, kağıt kullanımına son verilmesi ve değer yaratılması gibi faydaları gündeme getirmiştir. Örgütlerin insan kaynakları, elektronik ortam aracılığı ile süratle kişisel bilgilere ulaşabilmekte ve gerekli olduğuna inandıkları değişiklikleri yapabilmektedirler. E-insan kaynakları, kağıtsız dosyasız kısaca internet yolu ile iş başvurularından, e-işe alma (seçim ile yerleştirme), e-eğitim ve geliştirme (uzaktan eğitim), e-performans değerleme, e-ücretlendirme, e-iş ve yetenek profillendirme, e-kariyer yönetimine kadar bir çok insan kaynakları ile ilgili süreçlerde hız kazandırmakta, idari süreçlerin sayısını en aza indirmekte ve belki de en önemlisi zaman faydası yaratmaktadır. Ayrıca insan kaynakları departmanının rutin ve monoton iş süreçlerini azaltarak etkinlik ile verimliliğini arttır-makta, örgüt için değer arz eden stratejik alanlara yönelmesine imkan vermektedir. E-insan kaynakları sisteminin hızlı ve kolay olması ile çalışanların yeteneklerini geliştirmeleri ve performanslarını arttırmalarına vesile olması örgütler ve yönetimleri tarafından bu sistemin tercihine ve yaygın olarak kullanımına neden olmaktadır. Günü-müze kadar geçerliliğini koruyan “çalışanlarımız bizim en değerli varlıklarımızdır” sloganı ve anlayışının yerini artık “çalışanlarımız hakkındaki bilgiler bizim en önemli varlıklarımızdır” anlayışına bırakması e-insan kaynak-ları yönetiminin popülaritesini gözler önüne sermektedir. Kişisel ve örgütsel gelişim, sürekli yenilenen öğrenen örgüt yapısı, iş süreçlerinin yeniden tasarımı, şeffaflık, bölümler arası etkin iletişim sistemin diğer faydaları ara-sında yer almaktadır. Elektronik ortama geçilirken örgüt kültürü unutulmamalı, örgütsel kültür ile uyumu sağlan-madan elektronik ortama geçilmemelidir.

Elektronik insan kaynakları yönetiminin önemli bir alt modülünü oluşturan “insan kaynakları enformasyon sistemi” insan kaynakları ve fonksiyonu ile ilgili bilgilerin toplanması, saklanması, korunması, çeşitli işlemlere tabi tutulması ve iletilmesini sağlamaktadır. Sistemin sağlayacağı enformasyonun nitelik ve niceliği, insan kaynakları yönetimi sürecinde alınacak kararların tutarlılığını etkileyecektir. Süreçte yapılacak hatalar, zaman ve maliyet kayıplarına neden olarak bireysel ve örgütsel performansı olumsuz yönde etkileyecektir. Örgütteki insan kaynakları enformasyon sisteminin etkinliği, mevcut insan kaynaklarının şimdiki ve geçmişteki performans, yetenek, bilgi, beceri, eğitim v.b. özelliklerine ilişkin bilgilerin yanı sıra gelecekte ihtiyaç duyulacak insan kaynağı nitelik ve niceliği ile ilgili tutarlı bilgiyi de elde edebilmesine bağlı olacaktır.

 

SONUÇ

Günümüz işletmecilik anlayışında, en büyük sermayenin insan gücü olduğu gerçeğinden yola çıkarak, bu kaynağı yönetmenin önemi ile ilgili söylenecek çok şey olacaktır. Artık bu kaynağın yönetimi konusunda teorik prosedürler, işleyiş şekillerinin geliştirilmesi bir bakıma geride bırakılmış, teknolojik gelişmelerle birleşerek daha güçlü insan kaynakları yönetimi inşa etme çabası oluşmuştur. Geçmişten günümüze kadar seyreden bu teknolojik gelişmenin büyük bir hızla gelecek günlere doğru devam ettiğini görmekteyiz. Bu gelişme içerisinde, insan kaynakları bilgi sistemlerinin de kendine ait değişimleri yakalayacağı bir gerçektir. Tahmin boyutlarının belirlenemediği bu ortamda, kodlama sistemlerinin mükemmelleştiği göz önünde bulundurulursa, gelecek zamanlarda kontrolün etkinliği ve yönetimi çok daha akıl almaz boyutlara ulaşabilir.

Yazı, organizasyon oluşumu, insanın önemi, kayıt altında tutma gereği, kayıtları etkin yönetmek için teknoloji yardımı; hepsi bu sürecin sıralı bir elemanıdır ve her gelen bir öncekini hala kapsamaktadır. Asıl soru, gelecekte insan kaynakları bilgi sistemleri başlığı altında nelerin toplanabileceği, elektronik insan kaynakları yönetiminin hangi boyutlara ulaşacağı sorusudur.


 

KAYNAKÇA

AKYÜZ, Ömer Faruk (2001), “Değişim Rüzgarlarında Stratejik İnsan Kaynakları Planlaması”, Sistem Yayıncılık, İstanbul

BAYRAKTAROĞLU, Serkan (2002), “Yönetim Bilişim Sistemleri” Adapazarı

ERDAL, Murat, “Elektronik İnsan Kaynakları Yönetimi (e-HRM)”, Makale, Erişim Tarihi: 07.05.2006 http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=158

GÖKALP, Ziya, “İnsan Kaynakları Yönetimi ve Teknoloji”, Makale, Erişim Tarihi:01.05.2006

http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=136

KOCAMAZ, Murat,”İşletmelerde Bilgisayar Destekli İnsan Kaynağı Değerlendirme ve Seçme Süreci”, Makale, Erişim Tarihi: 04.05.2006

http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=236

ÖGE, Serdar (2005), “Elektronik İnsan Kaynakları Yönetiminde İnsan Kaynakları Enformasyon Sisteminin Önemi ve Temel Kullanım Alanları”, Makale, Selçuk Üniversitesi


 

Yorum Yaz